Pros y Contras del Software de gestión de PROYECTOS


Las personas que son adictas al software y herramientas de administración de proyectos , aplicaciones de administración de tareas, revistas con viñetas, listas sencillas, Cómo hacer las cosas: los empresarios ocupados tienen una gran cantidad de opciones para elegir.

Sin embargo, una de las preguntas fundamentales que deberá responder primero es: “¿Analógico o digital?”

Definición de analógico frente a digital

Los sistemas analógicos están basados ​​en papel y lápiz. Pueden incluir herramientas y enfoques tales como bala revistas , listas de tareas básicas, fichas, un cuaderno Moleskine o una agenda.

Esencialmente, todo lo que está construido a partir de las herramientas muy básicas del papel y la pluma es analógico.

Digital, por supuesto, significa aplicaciones. Eso puede significar una aplicación costosa que rastrea las listas de tareas, el software de gestión de proyectos gratuito o cualquier cosa en medio.

También puede ser un simple archivo de texto plano en un editor de texto básico. Casi cualquier estrategia que pueda pensar que esté disponible en formato de papel probablemente esté disponible como una aplicación, ya sea para dispositivos iOS o Android o para ambos.

¿Cuál es el mejor para ti?

El software de gestión de proyectos

No hay duda de que las tareas digitales y el software de gestión de proyectos son muy populares, especialmente con los empresarios ocupados que se desplazan.

Por pura eficiencia, el enfoque digital gana, incuestionablemente. Puede copiar y pegar texto, marcar fácilmente las acciones completadas y arrastrar y soltar elementos en su estructura organizativa preferida.

Diferencias entre el software de gestión de proyectos

Con la gran cantidad de aplicaciones disponibles, nunca ha sido tan fácil encontrar una que se ajuste a sus necesidades con precisión.

El diseño y la interfaz de usuario pueden hacer una gran diferencia para los usuarios.

  • Si tiene un enfoque más lineal, una aplicación que presente sus tareas en una lista puede ser una mejor opción.
  • Para aquellos que prefieren obtener la vista general, viendo todos sus compromisos de un vistazo, puede sentirse más cómodo con un enfoque diferente, como una interfaz de usuario basada en tarjetas.

Por último, pero no menos importante, las aplicaciones de software de gestión de proyectos son flexibles y portátiles.

Si la aplicación o las aplicaciones que selecciona tienen versiones móviles, preferiblemente las que se sincronizan con todos sus dispositivos (incluyendo computadoras portátiles y de escritorio), entonces puede llevar su sistema a donde quiera que vaya.

El poder sorprendente de la pluma y el papel

Por más eficiente que pueda ser el software de administración de proyectos, hay otras consideraciones a tener en cuenta, posiblemente las que tienen más peso, dependiendo de su situación y necesidades.

Es cierto que las aplicaciones hacen que la copia, el pegado o el seguimiento de tareas sean más eficientes, pero la “eficiencia” no es intercambiable con la “productividad”, a menos que su definición de este último signifique “ocuparse de todo el trabajo en el menor tiempo posible”.

Impulsando la creatividad con sistemas analógicos

Sin embargo, para la mayoría de los dueños de negocios, este no es el caso. Los empresarios no son trabajadores en una línea de montaje desde principios del siglo XX.

Necesita tiempo de inactividad , tiempo para pensar, tiempo para ejercitar la creatividad y hacer una profunda consideración de sus prioridades reales.

Eso es algo que los sistemas basados ​​en pluma y papel hacen muy bien. Aquí hay algunas razones por las que algunos empresarios prefieren escribir al software de gestión de proyectos:

  • El acto de escribir repetidamente tareas que no se realizaron, por ejemplo, ayuda a reforzar el elemento en su marca.
  • Aumenta la presión que experimenta para realizar la tarea, lo que puede ser útil para los procrastinadores.
  • Las herramientas analógicas le permiten ejercer su propia creatividad en mayor grado. Eso puede ser abrumador para algunos, pero para otros puede ser un empate poderoso.

Lápiz y papel, software de gestión de proyectos, o ambos?

Si el software de administración de proyectos es mejor para usted, depende de sus preferencias y las necesidades de su negocio.

Para tomar la mejor decisión, tenga en cuenta cada uno de estos factores al evaluar las opciones de su sistema de productividad:

  • ¿Cómo trabajas mejor?
  • ¿Qué tan móvil eres durante tu semana laboral?
  • ¿Cuál es tu estilo de planificación?

Mirando cada uno de estos factores, ahora debería tener una mejor idea de qué enfoque funcionaría mejor para usted.

Sin embargo, no estás restringido a uno u otro. Si encuentra algunos aspectos que lo hacen inclinarse hacia un enfoque de papel y lápiz, mientras que otros sugieren que una herramienta digital podría ser más adecuada para sus necesidades, puede crear un enfoque híbrido .

Por ejemplo, puede usar un cuaderno de papel para capturar ideas y datos durante el día y luego transferir sus proyectos, tareas y citas a una aplicación o dos en su teléfono.

Sea consistente en su enfoque

Finalmente, considere cualquier preferencia que sienta intuitivamente hacia un sistema u otro. En el análisis final, el mejor sistema de productividad para usted es el que usará de manera consistente.

No importa lo que el análisis pueda revelar, si todavía tienes una reacción fuerte de una manera u otra, vale la pena prestar atención a ese sentimiento.

La clave es hacer que el sistema funcione para usted, no torcerse a sí mismo y la forma en que trabaja para adaptarse al sistema. Recuerde que los sistemas de productividad consisten en ser más productivos: completar sus tareas, mantenerse enfocado y asegurarse de que esté a tiempo.

Con todas las opciones disponibles en la actualidad, nunca ha sido tan fácil crear un enfoque personalizado que funcione para usted.

Diego Pillacela
administrator
El deber de SER MEJOR

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